Wie man virtuelle Veranstaltungen bewältigt

Im Jahr 2022 musst du lernen, wie du Fernveranstaltungen meistern kannst. Wenn du ein Veranstaltungsplaner, ein Manager, eine Führungskraft oder ein Organisator bist, stellen Remote-Events eine neue Herausforderung dar.

Sogar 73% der Veranstaltungsplaner/innen sind der Meinung, dass diese Veranstaltungen in Zukunft noch häufiger stattfinden werden. Das Problem ist jedoch, dass 35% der virtuellen Teilnehmer/innen nicht erscheinen.

Es überrascht nicht, dass 71,1% der Veranstaltungsorganisatoren sagen, dass die Verbindung von persönlichem und virtuellem Publikum ihre grösste Herausforderung ist. Um die erste Zeile des Artikels noch einmal zu unterstreichen: Im Jahr 2021 musst du lernen, wie du Fernveranstaltungen meisterst.

Wissen, was möglich ist und was nicht

Wenn du deine Grenzen kennst, ist es wichtig, dass du dich auf deine Planung und Durchführung konzentrieren kannst. Ausserdem verhindert es, dass du Versprechungen machst, die du nicht halten kannst.

Was du tun kannst, ist, einen Raum zu schaffen, in dem deine Gäste Präsentationen und Livestreams sehen, mündlich und über Messenger kommunizieren, Live-Umfragen durchführen und vieles mehr.

Deine Grenzen liegen natürlich bei den Netzwerkmöglichkeiten, den körperlichen Aktivitäten, dem Catering, dem Bühnenbild, der Live-Musik und dem Charme eines guten Veranstaltungsortes.

Trotzdem hast du immer noch alle Möglichkeiten, Konferenzen, Meetings, Seminare, Brainstorming-Sitzungen und Vorlesungen wie bisher durchzuführen, nur eben virtuell.

Planung

Wie im echten Leben ist auch in der virtuellen Welt die Planung das A und O. Das mag den Leserinnen und Lesern elementar erscheinen, aber es ist eine Lektion, an die man sich erinnern sollte.

Zu dieser Planung gehört auch das Testen. Du musst deinen Zeitplan testen - virtuelle Teilnehmer/innen, die warten müssen, werden sich etwas anderes suchen, mit dem sie sich beschäftigen können. Teste auch deine Folien auf Fehler im Inhalt und in der Software selbst.

Bei der Planung von Veranstaltungen sollte man sich immer Murphys Gesetz bewusst sein: Wenn etwas schiefgehen kann, wird es auch schiefgehen.

Es ist wichtig, dass du nicht nur effektive Tools auswählst, sondern auch solche, die leicht herunterzuladen, intuitiv zu bedienen und vor allem kostenlos sind (wenn nicht für dich, dann zumindest für deine Gäste).

Hier sind einige wichtige Beispiele für führende Software in der Branche, die häufig heruntergeladen wird, kostenlos ist und einfach zu bedienen ist:

• Software für Videokonferenzen und Webinare: Zoom
• In-Event-Chat: Zoom Chat, Slack
• Umfragen: PollEverywhere
• Präsentationssoftware: Google Slides, Pitch und Keynote
• Whiteboarding: InVision Freehand, Miro
• Formulare: Google Forms

Fördere die Kommunikation

Kommunikation ist zunächst wichtig, um deine Gäste einzubeziehen. Danach ist sie wichtig, um deine Kernbotschaften zu verbreiten und deinen Gästen eine Stimme zu geben. Vor allem aber kompensiert sie die verpassten Networking-Möglichkeiten, die persönliche Veranstaltungen bieten.

Manche Gäste sind nicht sehr gesprächig. Das ist verständlich. Deshalb ist es wichtig, einen erprobten und unterhaltsamen Katalysator einzusetzen. Lass dich von diesen kreativen Eisbrechern für das Event-Networking inspirieren.

Videos einschalten

Wenn du die Gäste bittest, ihre Kameras laufen zu lassen, werden sie aufmerksamer sein. In der Schule hat sich gezeigt, dass junge Menschen ihre Kameras ausschalten und sich abschalten.

Das grösste Problem der Dozenten im letzten Studienjahr war, dass sich mehr als die Hälfte der Studierenden zwar in die Vorlesungen einloggten, aber die Kameras ausschalteten.

Wenn du deine Gäste auf dem Bildschirm hast, ist das nicht nur besser für die verbale Kommunikation, sondern auch für den Aufbau eines guten Verhältnisses. Wenn du bedenkst, wie viel der Kommunikation nonverbal abläuft, wird dir klar, wie wichtig dieses Thema ist.

Eine Studie der College of Agriculture and Life Sciences hat ergeben, dass es mehrere Gründe gibt, warum Menschen ihre Kameras bei virtuellen Veranstaltungen ausschalten: An erster Stelle stehen Fragen der Privatsphäre und der Scham über das eigene Aussehen und das ihrer Umgebung.

Nur zum Spass

Das oberste Prinzip einer jeden Fernveranstaltung sollten relevante und spannende Inhalte sein. Eine gute Unterhaltung kann jedoch ein willkommener Bonus für deine Gäste sein. Das können Spiele, besondere Gastredner oder ein Comedian sein. Die Möglichkeiten sind im wahrsten Sinne des Wortes endlos.

Eine gute Möglichkeit, deine Botschaft oder deinen Inhalt zu verbreiten, könnte die Gamification sein. Das ist schon seit einiger Zeit ein heisser Trend, und das aus gutem Grund. Effektive Gamification bietet den Nutzern eine fesselnde Art, relevante Inhalte zu konsumieren. Du kannst dir die besten Beispiele dieses Phänomens aus dem Jahr 2021 ansehen, um von den Branchenführern zu lernen.

Nutze Anreize

Wenn du deine Veranstaltung planst, solltest du dich fragen, warum jemand teilnehmen sollte. Du musst in der Lage sein, den Leuten etwas zu bieten, was sie wollen. Das kann dein Fachwissen sein. Oder du bietest ein Erlebnis an. Kurz gesagt: Du musst den Gästen einen Anreiz bieten, damit sie teilnehmen, wie bei persönlichen Veranstaltungen.

Alternativ kannst du die Leute auch mit Goodies, Werbegeschenken, Preisen und ähnlichen Dingen anlocken. Menschen mögen kostenlose Dinge. Ein Goodie Bag mit Markenartikeln, Gutscheinen, kostenlosen Testprodukten - virtuell oder physisch - ist immer eine gute Idee. Vielleicht kannst du sogar eine Verlosung oder ein Gewinnspiel veranstalten?

Pausen

Pausen sind in allen Bereichen des Lebens wichtig. Vor allem, wenn die Teilnehmer/innen am Computer sitzen, wo sie ohnehin den Großteil ihres Arbeitstages verbringen, wirken kurze Pausen, um sich zu strecken und etwas zu trinken, Wunder für das langfristige Engagement der Teilnehmer/innen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Remote-Events noch sehr neu in der Branche sind, aber sie sind auf dem Vormarsch und werden in Zukunft ein fester Bestandteil sein. Ja, du musst Remote Events beherrschen.

Aber es ist sicher, dass die Angst vor Nichterscheinen und mangelndem Engagement schwinden wird. Natürlich werden Remote-Events nie die realen Veranstaltungen ersetzen, aber mit dem unaufhaltsamen Fortschritt der Technologie und der zunehmenden Erfahrung der Veranstaltungsplaner/innen bei der Durchführung werden wir mehr Licht und weniger Dunkelheit sehen.