Meeting oder kein Meeting: Die grosse Frage bei Remote-Arbeit

Ob sie nun als organisatorisches Durcheinander verachtet oder als Pointe in vielen Witzen am Arbeitsplatz behandelt werden, Meetings haben einen wenig beneidenswerten Ruf. Und die Verachtung für sie beschränkt sich nicht nur auf Arbeitnehmer/innen vor Ort - auch Fernarbeitskräfte beschweren sich darüber, dass Meetings sinnlos oder Zeitverschwendung sind. Ausserdem können unterschiedliche Zeitpläne und Zeitzonen dazu führen, dass es noch frustrierender wird, wenn sich Telearbeiter/innen zu einem Gruppengespräch oder einer Videokonferenz treffen.

Meetings hätten jedoch nicht so lange überlebt, wenn sie nicht einen gewissen Nutzen hätten. Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, wann sie gerechtfertigt sind und wann andere Kommunikationsmethoden genauso gut (oder besser) funktionieren würden.

Bevor du eine Sitzung einberufst

Berücksichtige folgende Punkte, um abzuwägen, ob ein komplettes Treffen eines Remote-Teams eine effiziente Nutzung der Zeit ist:

Zweck

Bevor du Leute zu einem Meeting zusammenrufst, solltest du dich fragen, ob der Zweck darin besteht, Informationen auszutauschen oder gemeinsam zu arbeiten. Wenn es nur um den Austausch von Informationen geht, solltest du dir überlegen, ob du nicht lieber auf andere Weise kommunizieren willst.

E-Mails eignen sich gut für Aktualisierungen und Material, das wahrscheinlich keine grossen Diskussionen auslöst. Kurzfristige Angelegenheiten können oft über eine Chat-Plattform zwischen den entsprechenden Parteien geklärt werden. Um eine grosse Menge an Input oder Feedback zu sammeln, können Online-Umfragen die richtige Wahl sein.

Wenn es um Strategieentwicklung oder Brainstorming geht, bieten Gruppendiskussionen die Möglichkeit, Ideen auszutauschen und von der Energie der anderen zu profitieren. Wenn eine neue Unternehmenspolitik oder ein ähnliches Thema geklärt werden muss, ist es am effektivsten, wenn du die Gruppe zu einer Frage- und Antwortrunde versammelst.

Teilnehmer

"Es gibt nichts Schlimmeres für einen Mitarbeiter, als an einer Besprechung teilzunehmen, bei der er nicht anwesend sein muss", sagt Jack Anzarouthabout, Gründer und Präsident von Digital Ink Marketing.

Ein guter Massstab ist die Frage, ob die Anwesenheit des Teilnehmers dazu beiträgt, das Ziel des Meetings zu erreichen. In Situationen, in denen bestimmte Fernarbeitskräfte zur Erörterung eines bestimmten Themas hinzugezogen werden sollten, aber für andere Themen nicht benötigt werden, solltest du das Treffen entsprechend strukturieren. Kümmere dich zuerst um ihre Angelegenheiten, damit sie gehen können.

Persönlicher Kontakt

Schliesslich solltest du dir bewusst sein, dass es unter bestimmten Umständen notwendig ist, Kommunikationsmethoden zu wählen, die dem persönlichen Kontakt so nahe wie möglich kommen. Eine Videokonferenz oder ein Gruppenanruf vermittelt Emotionen auf eine Art und Weise, wie es eine E-Mail nicht kann.

Beispiele dafür, wann ein Meeting wahrscheinlich die beste Wahl ist, sind:

• wenn du versuchst, eine Beziehung zu neuen Kunden aufzubauen und sie die Gesichter und Persönlichkeiten hinter den Namen kennenlernen sollen;
• wenn es im Team Unstimmigkeiten gibt, so dass Körpersprache und Tonfall abgelesen werden können;
• wenn ein Thema wahrscheinlich starke Gefühle auslöst, z. B. Traurigkeit über den Verlust eines wichtigen Kunden oder Freude über das Erreichen eines wichtigen Meilensteins.

Unterschätze auch nicht den Wert von Meetings, die dazu dienen, ein gutes Verhältnis zwischen den Mitarbeitern aufzubauen.

Obwohl Teamkultur wie ein nebulöser Begriff ohne wirklichen geschäftlichen Wert klingt, werden die Mitarbeiter umso besser zusammenarbeiten, je besser sie sich kennen, einander vertrauen und respektieren. Ein Teil dieser Kulturbildung kann über Chat-Tools erfolgen, aber ein regelmässiges Meeting kann die Beziehungen zwischen den Teammitgliedern immens beschleunigen und verbessern.