Einhaltung der Vorschriften bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern in Europa
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Da die Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz schnell vom Büro nach Hause verlagert haben, stehen die Personalabteilungen vorneuen Herausforderungen, da sich die Art und Weise, wie und wo wir arbeiten, völlig verändert hat. Wenn ein ArbeitgeberMitarbeiter beschäftigt, die ausserhalb seines eigenen Zuständigkeitsbereichs wohnen, ist er auch an dieRechtsvorschriften des Landes gebunden, in dem seine Teams ansässig sind. In diesem Fall besteht die Herausforderung fürdie Personalabteilungen darin, wie sie Mitarbeiter in einem Land, in dem sie keine Niederlassung oderRechtspersönlichkeit haben, an Bord holen. Dabei gilt es, die lokalen Arbeits- und Sozialversicherungsgesetzeeinzuhalten. In diesem Artikel werden wir uns auf den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) konzentrieren. Glücklicherweiseprofitiert der EWR von einer einzigartigen Arbeitsgesetzgebung, die es einem in Europa registrierten Unternehmenermöglicht, in jedem anderen Mitgliedsstaat Mitarbeiter einzustellen, ohne eine juristische Person gründen zu müssen.Das ist wichtig für über ganz Europa verteilte Teams.
Ein Unternehmen, das in einem beliebigen EWR-Mitgliedstaat eine Rechtspersönlichkeit hat, kann in allen 30EWR-Mitgliedstaaten Personal einstellen. Das sind die EU 27+ Island, Liechtenstein und Norwegen. Zusätzlich zurSchweiz. Die Möglichkeit, Talente aus der Ferne in allen 31 Mitgliedstaaten zu erreichen, wird erleichtert. Dies istinsofern von Bedeutung, als es einem Unternehmen ermöglicht, die rechtliche Beziehung zwischen Arbeitgeber undArbeitnehmer aufrechtzuerhalten, wie es bei einer Einstellung vor Ort der Fall wäre.
Informieren Sie sich über die lokale Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuergesetzgebung
Wenn ein Unternehmen beschliesst, in einem anderen Land Personal einzustellen, muss es sich über die dortigen Arbeits-,Sozialversicherungs- und Steuergesetze informieren. Die Rolle der Personalabteilungen wird dadurch sehr komplex. DieseGesetze diktieren letztlich die Möglichkeiten, die das Unternehmen hat, um neue Arbeitnehmer in diesem Landeinzustellen.
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen beschliesst, das Arbeitsverhältnis auszulagern, sie als direkte Mitarbeiter oder alsunabhängige Auftragnehmer einzustellen oder eine juristische Person zu gründen, sollte es sich darüber informieren, wasfür es am sinnvollsten ist.
Die Komplexität der Einstellung eines über mehrere Länder verteilten Teams
Um die Komplexität besser zu verstehen, wollen wir uns genauer ansehen, wie die Einstellung von Mitarbeitern ausverschiedenen Ländern für die Personalabteilungen kompliziert werden kann.
Ein Beispiel: Ein in Irland eingetragenes Unternehmen hat beschlossen, die Einstellung von ¨remote anywhere¨ in Irlandzuzulassen. In diesem Zusammenhang ist das in Irland eingetragene Unternehmen ein eingetragener Arbeitgeber in Irlandund kann problemlos Mitarbeiter aus der Ferne einstellen, die ebenfalls in Irland ansässig sind. Sie würden ein fastidentisches Verfahren wie bei einer Neueinstellung in einem Büro durchlaufen, was die Zahlung der relevanten Abgaben wieSteuern und Sozialversicherungsbeiträge betrifft. Zusätzlich werden einige Überlegungen zum Datenschutz und zurSicherheit, zur Ausstattung des Home-Office und zur Versicherung angestellt.
Am Beispiel desselben irischen Unternehmens wird beschlossen, die Einstellung von Mitarbeitern auch für ¨Remote inEurope¨ zu öffnen. Die Einstellung von Mitarbeitern im Europäischen Wirtschaftsraum ist insofern einzigartig, als esRechtsvorschriften gibt, die die Beschäftigung in mehreren Ländern erleichtern. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, diegleichen Arbeitszeiten im Team beizubehalten und gleichzeitig auf einen viel grösseren Pool an unterschiedlichen Talentenin diesen 31 Ländern zuzugreifen.
Das Unternehmen beschliesst, einem Bewerber mit Wohnsitz in Norwegen ein Angebot zu unterbreiten. Dies wirft nun einigeFragen für das Unternehmen auf, das sich auf die Unterbreitung des Angebots vorbereitet.
Bewertung der Einstufung des Beschäftigungsverhältnisses in einer Fernarbeitsumgebung
Die Einstufung des Beschäftigungsverhältnisses bestimmt das Mass an Sicherheit für einen Arbeitnehmer nach dem nationalenRecht seines Wohnsitzlandes. Arbeitnehmer geniessen Schutz bei ungerechtfertigter Entlassung, Arbeitsunfällen undLeistungen wie bezahlte Mindesturlaubstage, Krankengeld und bezahlten Mutterschaftsurlaub. Die Einstufung desBeschäftigungsverhältnisses wurde in der Rechtssache gegen Uber geprüft, um festzustellen, ob die Fahrer tatsächlichArbeitnehmer sind und als solche Anspruch auf Arbeitnehmerleistungen und -schutz haben. Der Fall ging zu Gunsten derFahrer aus. Dies ist von Bedeutung für Remote-Teams, bei denen eine falsche Einstufung von Arbeitnehmern häufigvorkommt.
Die falsche Einstufung von Fernarbeitern ist in der Regel eine schnelle Lösung, um die Tatsache zu umgehen, dassUnternehmen in einem Land, in dem ihre Teammitglieder ansässig sind, keine physische Präsenz oder Rechtspersönlichkeithaben. Es handelt sich um eine schnelle, einfache Methode, um einen Arbeitnehmer an Bord zu holen, damit die Arbeitbeginnen kann und er bezahlt werden kann. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer keinen Schutz und keine Sozialleistungen,und das Unternehmen muss auch keine Sozialversicherungsbeiträge oder Steuern für den Arbeitnehmer im Rahmen dieserKlassifizierung zahlen. Der unabhängige Auftragnehmer hingegen muss diese Kosten oft selbst tragen. In einigen Ländernkönnen diese Beiträge recht hoch sein, und zwar unabhängig davon, was ein Arbeitnehmer verdient. Diese Kosten werdenhäufig geltend gemacht, wenn festgestellt wird, dass ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als unabhängiger Auftragnehmereingestuft wurde.
Risiken im Zusammenhang mit der falschen Einstufung von Arbeitnehmern
- Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern im Wohnsitzland des Mitarbeiters
- Strafrechtliche Sanktionen, in einigen Fällen drohen Gefängnisstrafen für die Unternehmensleitung(en)
- Zivilgerichtliche Klage
- Schädigung des Rufs des Unternehmens
- Sanktionen/Bussgelder in Abhängigkeit von der Schwere der Nichteinhaltung
Wenn das Arbeitsverhältnis tatsächlich das eines Arbeitgebers und eines Arbeitnehmers ist. Wenn ein Unternehmen einemArbeitnehmer, der in einem Land des EWR ansässig ist, ein Beschäftigungsangebot unterbreitet, kann es die Möglichkeitenprüfen, die es hat, um diesen Bewerber einzustellen:
- Anstellung als direkter Mitarbeiter des Unternehmens
- Angebot als unabhängiger Auftragnehmer, wobei je nach Land das Risiko (falls vorhanden) einer falschen Einstufung besteht
- Sie beauftragen einen Dritten mit der Auslagerung des Einstellungsprozesses (Employer of Record).
- Eine juristische Person gründen
Der EWR ist eine einzige grenzenlose Region für Unternehmen, die Mitarbeiter aus der Ferne einstellen
Die Technologie hat die Art und Weise, wie und wo Menschen heute arbeiten, völlig verändert. Die Rechtsvorschriftenwurden jedoch nicht an diese enorme Veränderung der Arbeitsweise angepasst, die mit der industriellen Revolutionverglichen wurde. Beschleunigt durch die Covid-Pandemie haben wir jetzt die Möglichkeit, vollständig virtuell zuarbeiten. Für Unternehmen ergeben sich dadurch wertvolle Möglichkeiten, die besten Talente für ihr Team zu gewinnen,unabhängig davon, wo sie geografisch ansässig sind.
Bei der Frage, wie ein Unternehmen Arbeitnehmer einstellen kann, die ausserhalb seines Hoheitsgebiets ansässig sind,müssen Risiken, Kosten und der Schutz des geistigen Eigentums abgewogen werden. Die Koordinierung des EU-Arbeitsrechtsund der Schutz der Arbeitnehmer durch die Sozialversicherung sind auf die Berücksichtigung traditionellerArbeitsumgebungen ausgerichtet. Obwohl auf nationaler Ebene einige Änderungen in der Politik vorgenommen wurden, müssenUnternehmen und nationale Regierungen die bestehenden Gesetze so auslegen, dass sie auch in einer Fernarbeitsumgebunganwendbar sind. Es gibt keine einheitliche Lösung. Unternehmen werden wahrscheinlich eine Kombination von Lösungenverwenden, um Risiken, Kosten und Geschäftsanforderungen abzuwägen.
Unternehmen, die in einem EWR-Mitgliedsstaat eine Rechtspersönlichkeit haben, profitieren von der Möglichkeit,Mitarbeiter in der gesamten Region einzustellen. Dies ermöglicht ihnen nicht nur den Zugang zu einem riesigen Pool anTalenten, sei es in technischer, sprachlicher oder branchenspezifischer Hinsicht. Sie behalten auch die volle Kontrolleüber das rechtliche Arbeitsverhältnis und das geistige Eigentum des Unternehmens.
Indem wir die Komplexität und die hohen Kosten für Unternehmen reduzieren, die bei der Einstellung von Mitarbeitern inganz Europa die gesetzlichen Bestimmungen einhalten müssen, erleichtern wir die rechtskonforme Einstellung vonMitarbeitern und faire Beschäftigungsmöglichkeiten in der gesamten Region. Dies verbessert nicht nur die Zugänglichkeitvon Fähigkeiten und Fachwissen, sondern schafft auch eine gerechtere Verteilung von qualitativ hochwertigenArbeitsplätzen in allen ländlichen Regionen Europas.
